Mind Body Flow Coaching

Laatst bijgewerkt op 21 oktober 2026

Wie verantwoordelijk is

Mind Body Flow Coaching is de onderneming van Petra Heesink, gevestigd aan Haantje 2 in Odoornerveen, Nederland. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij mijn website, contact met bezoekers, afspraken, coaching en administratie.

Voor privacyvragen of het uitoefenen van je rechten kun je mij bereiken via info@mindbodyflowcoaching.nl. Mijn website is www.mindbodyflowcoaching.nl.

Welke gegevens ik gebruik en waarom

Ik verwerk gegevens die je zelf verstrekt en technische gegevens die ontstaan wanneer je mijn website of gebruikte online diensten bezoekt. Je hoeft niet meer te delen dan nodig is voor je vraag of de begeleiding.

• Contact en kennismaking: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, afspraakgegevens en de inhoud van je bericht. Ik gebruik deze gegevens om te reageren en afspraken of een mogelijk traject voor te bereiden.
• Coaching: contactgegevens, relevante loopbaaninformatie, je coachvraag, doelen, opdrachten, afspraken, voortgang en noodzakelijke gespreksnotities. Ik gebruik deze gegevens om het afgesproken traject uit te voeren en de voortgang te volgen.
• Administratie: gegevens voor offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen. Betaalt een werkgever, dan gebruik ik de daarvoor noodzakelijke bedrijfs-, contact- en factuurgegevens.
• Website: technische gegevens zoals browser- en apparaatinformatie, bezochte pagina’s, interacties en technische loggegevens. Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van de gebruikte dienst en je cookiekeuzes. Ik gebruik deze voor websiteanalyse, beschikbaarheid, foutoplossing en beveiliging.

Op welke grondslagen ik gegevens verwerk

Voor het op jouw verzoek voorbereiden van een coachingsovereenkomst en het uitvoeren daarvan verwerk ik de daarvoor noodzakelijke gegevens op grond van de overeenkomst of de voorbereiding daarvan. Voor gegevens die ik wettelijk moet bewaren, zoals de financiële basisadministratie, geldt een wettelijke verplichting.

Voor gewone correspondentie buiten een overeenkomst en noodzakelijke websitebeveiliging kan ik mij baseren op een gerechtvaardigd belang: vragen zorgvuldig beantwoorden en mijn dienstverlening en systemen beschermen. Ik beperk de gegevens tot wat daarvoor nodig is en houd rekening met jouw privacybelangen. Je kunt tegen deze verwerking bezwaar maken.

Wanneer ik een verwerking op toestemming baseer, vraag ik die afzonderlijk en voor een duidelijk doel. Je kunt deze toestemming intrekken. Gebruik van mijn website of acceptatie van deze privacyverklaring geldt niet als algemene toestemming voor alle gegevensverwerking.

Vertrouwelijkheid van coaching

Ik deel geen inhoudelijke coachinformatie met je werkgever. Je bepaalt zelf of en wat je daarover met je werkgever deelt. Ook als je werkgever het traject betaalt, gebruik ik de werkgevergegevens uitsluitend voor de noodzakelijke facturatie.

Mijn dossier is gericht op de coachvraag, doelen, afspraken en voortgang. Ik vraag niet om medische dossiers en leg geen diagnoses of andere gezondheidsinformatie, zoals ADHD of burn-out, vast in nieuwe coachnotities. Deel dergelijke informatie daarom niet onnodig via formulieren of opdrachten. Ontvang ik onverhoopt gevoelige informatie, dan beoordeel ik of en op welke basis verwerking is toegestaan en verwijder ik wat ik niet rechtmatig en noodzakelijk kan bewaren.

De loopbaanverkenning

De loopbaanverkenning op mijn website geeft op basis van twaalf stellingen een persoonlijke reflectie op positie, waarde, betekenis en context. Je kunt optioneel een functiegroep en verdiepingsthema kiezen. De terugkoppeling volgt vooraf vastgelegde regels; het is geen gevalideerde test, diagnose of besluit over jouw loopbaan.

Je ontvangt de volledige uitkomst zonder toestemming voor het bewaren van je antwoorden. Zonder toestemming verwerkt de verkenning je antwoorden op je eigen apparaat en verstuurt deze niet naar mijn database. Persoonlijke notities worden nooit door de verkenning verstuurd. Je kunt de uitkomst printen of als pdf bewaren. Afzonderlijke technische verwerking door hosting en eventuele Google Analytics staat hiervan los en volgt de toepasselijke cookiekeuze.

Alleen als je het afzonderlijke, standaard lege toestemmingsvakje aanvinkt, bewaar ik je twaalf antwoorden, eventueel gekozen functiegroep, bevestigd verdiepingsthema, inzenddatum, vragenlijstversie, toestemmingsversie en tijdstip van toestemming. Daarnaast worden een verwijdercode en technische controlesleutel opgeslagen. Ik vraag hiervoor geen naam of e-mailadres. De grondslag is jouw toestemming. Ik gebruik de gegevens om de verkenning te verbeteren en algemene inzichten voor blogs en posts te ontwikkelen. Ik publiceer alleen samengevoegde informatie waaruit deelnemers niet herkenbaar zijn en gebruik de antwoorden niet om je individueel te benaderen.

Ik bewaar deze inzendingen maximaal 365 dagen, of korter als dat is ingesteld of je je toestemming intrekt. De uitkomst en je afdruk tonen een verwijdercode. Bewaar die code en mail deze bij een verzoek tot inzage of verwijdering naar info@mindbodyflowcoaching.nl. Zonder de code kan ik een inzending doorgaans niet betrouwbaar aan jou koppelen. Intrekking heeft geen gevolgen voor je uitkomst of de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Reeds gepubliceerde, daadwerkelijk anonieme totalen zijn niet meer aan jou te koppelen.

Welke diensten ik gebruik

Voor mijn dienstverlening gebruik ik de volgende diensten. Zij ontvangen alleen de gegevens die bij hun betreffende functie horen, behoudens technische gegevensverwerking door de dienst zelf.

• TransIP: hosting en technische ondersteuning van de WordPress-website.
• Microsoft 365 Business Standard, waaronder Outlook en OneNote: e-mail, agenda en coachnotities.
• reMarkable en de reMarkable-cloud: coachnotities en synchronisatie tussen apparaten.
• TidyCal: afspraken boeken en beheren, met eventuele koppeling aan mijn agenda.
• MoneyMonk: facturatie en financiële administratie.
• Google Analytics: inzicht in het gebruik van de website, rekening houdend met de toepasselijke cookiekeuzes.

Waar een leverancier namens mij persoonsgegevens verwerkt, zijn daarvoor de toepasselijke verwerkersafspraken nodig. Een leverancier kan voor bepaalde eigen verwerkingen ook zelf verantwoordelijk zijn. Je vindt de aanvullende leveranciersinformatie via de links onderaan deze verklaring. Die informatie vervangt mijn verantwoordelijkheid voor mijn eigen gegevensgebruik niet.

Ik verstuur momenteel geen nieuwsbrieven. Ik verkoop je persoonsgegevens niet. Ik verstrek gegevens aan andere partijen alleen als daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld voor de afgesproken dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Verwerking buiten de EER

Hoewel ik in Europa werk, kunnen de gebruikte online diensten gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of van daaruit toegankelijk maken. TidyCal wordt bijvoorbeeld aangeboden door Sumo Group Inc. in de Verenigde Staten. Ook andere leveranciers kunnen internationale dienstverleners inzetten.

Voor dergelijke doorgiften gelden de aanvullende regels van de AVG. Afhankelijk van de leverancier en de verwerking zijn daarbij een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals Europese standaardcontractbepalingen, vereist. De toepasselijke afspraken en eventuele aanvullende maatregelen moeten aansluiten bij de concrete dienst. Microsoft publiceert hiervoor onder meer een Data Protection Addendum. Via mijn contactadres kun je informatie opvragen over de waarborgen voor jouw gegevens en hoe je daarvan een afschrift kunt verkrijgen.

Hoe lang ik gegevens bewaar

De volgende termijnen gelden als uiterste beleidstermijnen. Ik verwijder gegevens eerder wanneer ze niet meer nodig zijn. Een wettelijke bewaarplicht of een concrete noodzaak voor de behandeling van een geschil kan reden zijn om uitsluitend de daarvoor benodigde gegevens langer te bewaren.

• Kennismakingsaanvragen zonder coachingstraject: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Coachdossiers en bijbehorende inhoudelijke correspondentie: vijf jaar na afsluiting van het coachingstraject, met tussentijdse verwijdering van informatie die niet meer nodig is.
• Opgeslagen antwoorden van de loopbaanverkenning en de bijbehorende toestemming: maximaal 365 dagen na inzending; eerder bij een kortere ingestelde termijn of intrekking van toestemming.
• Overige correspondentie: maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij deze deel uitmaakt van een coachdossier of wettelijk te bewaren administratie.
• Facturen en wettelijk vereiste financiële basisadministratie: in beginsel zeven jaar volgens de fiscale bewaarplicht.
• Eventuele tijdelijke exports voor administratieve verwerking: verwijderen zodra de verwerking is afgerond en uiterlijk na dertig dagen, tenzij een hierboven genoemde bewaarplicht op het bestand van toepassing is.

Voor technische loggegevens en herstelkopieën spelen de beveiligings- en herstelcycli van de gebruikte dienst een rol. Ik gebruik deze niet als onbeperkt extra archief. Verwijdering uit actieve systemen is niet altijd direct zichtbaar in een bestaande back-up. Back-ups zijn bedoeld voor herstel en worden volgens de bij de dienst horende rotatie vervangen. De standaardback-ups van TransIP-webhosting zijn volgens TransIP afhankelijk van het pakket tot veertien of dertig dagen beschikbaar; voor andere diensten kunnen andere cycli gelden.

Cookies en Google Analytics

De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor noodzakelijke functies en voor websiteanalyse met Google Analytics. Met Google Analytics kan informatie worden verwerkt over bezochte pagina’s, gebeurtenissen, browser, apparaat en gebruikers- of browseridentificatoren. De precieze werking hangt af van de meetinstellingen en jouw cookiekeuzes.

Noodzakelijke cookies ondersteunen de werking van de website en onthouden je cookiekeuze. Google Analytics wordt pas ingeschakeld na jouw toestemming via de cookiebanner. Je kunt Analytics weigeren en je keuze later wijzigen via de link Cookie-instellingen onderaan de website. De normale informatie en de loopbaanverkenning blijven toegankelijk zonder toestemming voor Analytics. Toestemming voor Analytics is een andere keuze dan toestemming voor het bewaren van je verkenningsantwoorden.

Voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens op individueel niveau bepaalt de ingestelde verwijdercyclus van Google Analytics de bewaartermijn. Bij de standaarddienst is dat twee of veertien maanden. Als opnieuw starten bij activiteit is ingeschakeld, telt de termijn voor een gebruikersidentificator vanaf de laatste activiteit. Deze termijnen gelden niet automatisch voor geaggregeerde rapportages of voor de levensduur van alle cookies. Je kunt de actuele instelling opvragen via mijn contactadres; zie ook de uitleg van Google over gegevensbewaring bij de leveranciersinformatie.

De loopbaanplugin zelf plaatst geen marketing- of analysecookies. Andere onderdelen van de website en externe diensten kunnen eigen cookies of technische gegevensverwerking hebben.

Beveiliging en toegang

Ik gebruik 1Password voor het genereren en beheren van wachtwoorden. Mijn laptop, telefoon en reMarkable zijn vergrendeld. Mijn partner heeft een eigen WordPress-account voor toegang tot de website. Afhankelijk van de toegekende rechten kan dat toegang geven tot websitegegevens. Het beheer en de export in de loopbaanplugin zijn beperkt tot accounts met de daarvoor vereiste beheerdersrechten.

Ik blijf verantwoordelijk voor de toegang tot mijn systemen en voor passende beveiliging. Vragen of vermoedens over verlies, onjuiste toegang of misbruik van gegevens kun je melden via info@mindbodyflowcoaching.nl.

Gebruik van AI

Bij gebruik van generatieve AI voor algemene teksten, oefeningen of ideeën werk ik met informatie die niet tot cliënten te herleiden is. Ik voer hiervoor geen herkenbare cliëntdossiers in. Alleen een naam verwijderen is niet voldoende wanneer iemand door de overige details nog herkenbaar is. De terugkoppeling in de loopbaanverkenning gebruikt vooraf vastgelegde regels en wordt niet door een externe AI-dienst gegenereerd.

Jouw rechten en contact

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang. Als de verwerking berust op toestemming, kun je die intrekken zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Stuur je verzoek naar info@mindbodyflowcoaching.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan ik die termijn onder voorwaarden met maximaal twee maanden verlengen; ik informeer je daarover binnen de eerste maand met de reden. Bij redelijke twijfel over je identiteit vraag ik alleen aanvullende informatie die nodig is om je identiteit te controleren. Ik vraag niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je niet tevreden, dan kun je contact met mij opnemen. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aanvullende informatie van leveranciers

TransIP privacybeleid: https://www.transip.nl/legal-and-security/privacy-policy/

Microsoft privacyverklaring: https://www.microsoft.com/nl-nl/privacy/privacystatement

Microsoft verwerkersvoorwaarden: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA

reMarkable privacybeleid: https://support.remarkable.com/s/article/reMarkable-s-privacy-policy

TidyCal privacybeleid: https://tidycal.com/privacy-policy

TidyCal verwerkersovereenkomst: https://tidycal.com/dpa

MoneyMonk privacyverklaring: https://www.moneymonk.nl/privacy-statement

Google privacybeleid: https://policies.google.com/privacy?hl=nl

Google Analytics gegevensbewaring: https://support.google.com/analytics/answer/7667196?hl=nl

Wijzigingen

Ik pas deze verklaring aan wanneer mijn dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt. Over relevante wijzigingen informeer ik betrokkenen waar dat nodig is. Een wijziging van deze tekst vervangt geen afzonderlijke toestemming als die nodig is.